Онлайн-касса коротко

Онлайн-касса — аппарат у стойки, который печатает пациенту чек об оплате и передаёт сведения о нём в налоговую через оператора фискальных данных. Для клиники это обязательная часть работы с деньгами: при каждом расчёте — наличными, картой или переводом через кассу — пациенту выдаётся чек, этого требует закон о кассах.

На практике касса — это два предмета: сам аппарат и программа на компьютере кассира, которую называют ККМ Сервер. Программа принимает команды от системы и передаёт их кассе. Поэтому за компьютером, не привязанным к кассе, чек не напечатается, даже если аппарат стоит рядом на стойке.

В обеих системах — Unodenta NEXT и Unodenta Cloud — оплата и чек живут вместе. Сначала появляется квитанция: сколько пациент внёс наличными, картой или переводом. Потом по квитанции пробивается чек — сразу при приёме оплаты или позже, отдельной кнопкой. Номер документа, смена и ссылка на чек сохраняются, поэтому чек всегда можно найти и показать пациенту.

Ниже — как пробить чек прихода, как оформить возврат и что делать, если касса не отвечает.

Как пробить чек прихода

Чек прихода печатается за оплату: пациент заплатил — получил чек.

В NEXT. Откройте визит и найдите раздел «Оплата». В блоке «Приход» есть кнопка «ПРИХОД»: она печатает чек по наряду этого визита. Если пациент заплатил часть, касса напечатает чек аванса; если оплата закрывает наряд целиком — чек полного расчёта. Галочка «кассовый чек пациенту на Email» заменяет бумажный чек электронным: касса не печатает, а отправляет чек на почту. После пробития на экране появится строка «Чек №… · Смена №…» и ссылка «Открыть электронный чек».

В Cloud. Откройте визит, вкладка «Оплата». В форме «Принять оплату» впишите суммы — наличные, карта, перевод — и поставьте галочку «Сразу пробить чек (название кассы)». Кнопка «Принять оплату» создаст квитанцию и сразу пробьёт чек. Галочка «Чек на телефон пациента, без печати» — вместо бумажного чека. Если чек не прошёл, оплата всё равно сохранится, а внизу экрана появится сообщение «Оплата принята, но чек не пробит: … Пробейте его кнопкой у квитанции».

Если галочку не ставили, квитанция останется «без чека». Тогда чек пробивается отдельно — кнопкой «Пробить чек» у строки квитанции. Кнопка доступна только с компьютера, привязанного к кассе; в настройках такой компьютер подписан своим названием.

Где посмотреть пробитые чеки

Под квитанцией в обеих системах есть строка чека: номер фискального документа, тип (аванс, полный расчёт, возврат), касса и кто пробил. Рядом ссылка на чек: «открыть чек ↗» в Cloud и «Открыть электронный чек» в NEXT. Она открывает чек у оператора фискальных данных, поэтому пациенту можно отправить ссылку, даже если бумага потерялась.

Квитанция без чека подписана «без чека». Если последняя попытка пробить не удалась, рядом видна её причина — по ней обычно понятно, что случилось: касса не ответила, в кассе нет наличных, смена в кассе закрыта.

Как сделать возврат

Возврат — не удаление оплаты, а отдельная операция: пациенту отдают деньги, и на кассе печатается отдельный чек с признаком возврата. Удалять квитанцию можно только тогда, когда в ней ошибка и денег по ней не было.

В NEXT. В том же разделе «Оплата» откройте «Возврат». Появится поле «Фискальный признак возвращаемого чека (ФП)» — номер из чека, по которому возвращают деньги; он подставляется сам, если система его знает. Кнопка «ВОЗВРАТ» печатает чек возврата. Денег в кассе может не хватить — тогда предварительно нужно «Внесение» в блоке «Вспомогательные».

В Cloud. У строки квитанции откройте меню и выберите «Возврат». В окне «Возврат оплаты» указано, сколько ещё не вернули: по умолчанию подставлен весь остаток по частям (наличные — наличными, карта — на карту), но можно вернуть часть. Кнопка «Оформить возврат» создаёт квитанцию возврата. Если по исходной квитанции был чек, после возврата нужно пробить чек возврата — кнопкой «Пробить чек возврата» у новой строки.

Если наличных в ящике по расчёту меньше, чем нужно отдать, окно предупредит: «В ящике по расчёту … ₽, а вернуть наличными нужно … ₽. Принесите недостающее (например, из сейфа) и запишите это на экране «Касса» как «Внутренний приход (нал)»».

Общее правило: вернуть можно не больше, чем было оплачено, и не больше, чем ещё не возвращено. Остаток виден в строке квитанции, система сама не даст вернуть лишнее.

Что делать, если касса не на связи

Самая частая причина — не касса, а компьютер: программа ККМ Сервер закрыта, компьютер спит, аппарат выключен или провод от него отсоединён.

1. Проверьте, что ККМ Сервер запущен на компьютере, к которому привязана касса.
2. Проверьте, что касса включена и на её экране нет требования закрыть смену.
3. Нажмите проверку связи.

В NEXT. В разделе «Оплата», блок «Вспомогательные», есть кнопка «Соединение». Подсказка при наведении говорит: «Проверяет, доступен ли ККМ Server на компьютере кассира. Если касса не отвечает — здесь будет ошибка». Там же кнопка «Состояние»: номер смены, баланс наличных, регистрационные данные. Если нажать «ПРИХОД» при закрытой программе, внизу экрана появится «Нет связи с KKM Server. Убедитесь, что сервер запущен».

В Cloud. Проверка запускается в «Настройках» → «Касса», кнопкой «Проверить связь» у кассы. Итог виден строкой: «Связь ещё не проверялась», «Касса на связи» или ошибка с текстом от кассы. Если проверку запустили не с того компьютера, экран скажет: «С этого компьютера ККМ Сервер не отвечает. Проверяйте на компьютере, где он установлен (обычно ресепшн)». При пробитии чека сообщение будет: «ККМ Сервер на этом компьютере не отвечает — проверьте, что он запущен».

Касса не на связи — значит, и смена не закроется. В NEXT при закрытии смены внизу экрана появятся «ККМ недоступна — X-отчёт не распечатан» и «ККМ недоступна — закройте смену вручную». В Cloud кассу сдают на экране «Касса» кнопкой «Сдать кассу»; квитанции без чека сдать не мешают — экран покажет «Квитанции без чека: …», а директор увидит их в отчёте. Если касса не заработала до конца дня, а оплату уже приняли без чека, пробейте чек, как только касса снова на связи. Если к этому времени смена закрылась, обычного чека уже мало: нужен чек коррекции. В программе его нет — его оформляют на самой кассе вместе с бухгалтером. Поэтому с поломкой кассы лучше разбираться в тот же день.

Частые вопросы

Пациент ушёл, а чек просит по телефону. Где его взять? Под квитанцией есть ссылка на чек — отправьте её пациенту. В NEXT там же, в блоке «Вспомогательные», есть кнопка «Последний чек»: она показывает ссылку на последний чек, пробитый через эту кассу.

Оплата прошла, а чек не пробился. Деньги потеряны? Нет. Квитанция сохранилась со статусом «без чека», и чек можно пробить позже кнопкой у строки квитанции. Пока чек не пробит, не закрывайте смену — сначала закройте все такие квитанции.

Можно ли вернуть деньги без чека возврата? Нет. Возврат денег, которые принимали через кассу, оформляется чеком возврата. В обеих системах возврат по квитанции создаёт именно такую операцию — просто пробейте чек и отдайте пациенту.

Нужен ли чек, если пациент платит картой? Да, расчёт картой — тоже расчёт, и он сопровождается чеком так же, как наличными. В системах наличные, карта и перевод вводятся в одной квитанции, чек печатается один на всю сумму.

Чек напечатался, а квитанции в системе нет. Так бывает? Нет: чек пробивается только по квитанции. Если чек есть, а квитанции нет, его пробили мимо системы — такой случай разбирают отдельно, чтобы суммы в кассе и в программе сошлись.