Как проходит день кассы
У кассира два дела сверх приёма оплаты: записи и сдача кассы. У директора — день: утром приходит отчёт за вчера. Остальное программа делает сама. Вот как это выглядит за один рабочий день.
У кассира два дела сверх приёма оплаты: записи и сдача кассы. У директора — день: утром приходит отчёт за вчера. Остальное программа делает сама. Вот как это выглядит за один рабочий день.
Схема дня
| Когда | Кто и что делает |
|---|---|
| Утро, первый чек | Программа: если смена в кассе осталась со вчера, касса сама печатает Z-отчёт, а следом — чек. Кассиру ничего делать не нужно. |
| Утро | Директор: приходит «Касса за день» — отчёт за вчерашний рабочий день: выручка, сдачи и расхождения, записи, что не сдано, квитанции без чека. |
| Весь день | Кассир: принимает оплату в визите, касса печатает чек. Чек не вышел — квитанция ждёт кнопки «Пробить чек», а программа сама проверит, не вышел ли чек на самом деле. |
| Деньги ушли или пришли без чека | Кассир: сразу — запись значком кассы в шапке: «Внутренний приход (нал)», «Внутренний расход (нал)» или «Сдача наличных», сумма и примечание. |
| Днём или вечером, когда нужно | Кассир: «Сдать кассу» — сдача наличных сейчас (ноль — тоже), «Сходится» или «Не сходится», Z-отчёт галочкой. Директору сразу уходит «Касса сдана». |
| После сдачи | Кассир: итоговый экран — «Всё отлично, касса сдана, можно идти домой. Спасибо за труды!» — или жёлтый список того, что осталось и чьё это дело. Задерживаться не нужно. |
| Ночью | Программа: ничего не шлёт. Если клиника работает после полуночи, директор ставит границу рабочего дня — ночные чеки уйдут в «свой» день. |
Что делает кассир
- Принимает оплату и пробивает чек — статья «Касса: приём оплаты, чек, сдача кассы».
- Делает записи сразу по факту — статья «Записи кассы: приход, расход, сдача наличных». Примечание обязательно.
- Сдаёт кассу — когда угодно и сколько угодно раз. Обычно вечером, перед уходом; если днём уносите крупную сумму в сейф — можно и днём.
Что программа делает сама
- Закрывает смену в кассе. Если вечером Z-отчёт не делали, касса закроет смену сама перед первым чеком следующего дня. Так же — если смена в кассе идёт почти 24 часа: дольше касса чеки не пробивает.
- Находит потерянные чеки. Бывает, касса чек напечатала, а программа об этом не узнала (касса долго не отвечала, пропала связь). Программа ищет такие чеки на кассе при открытии экрана «Касса», перед сдачей и перед повторным «Пробить чек» — и привязывает их к квитанциям, чтобы не вышел второй чек.
- Шлёт директору отчёты. «Касса сдана» — сразу при каждой сдаче. «Касса за день» — утром за прошедший рабочий день.
Что видит директор
- «Касса сдана» — после каждой сдачи: записи с примечаниями, сошёлся ли ящик и почему нет, номер Z-отчёта, квитанции без чека с прошлой сдачи.
- «Касса за день» — утром: всё за рабочий день по филиалу. Если за день ничего не было, отчёт не приходит.
- Настройки — «Настройки» → «Касса» → «Рабочий день и утренний отчёт»: граница рабочего дня (по умолчанию полночь) и время отчёта (по умолчанию 08:00, не ночью). Кому и куда приходят отчёты — «Настройки» → «Уведомления».
Частые вопросы
Забыли сдать кассу вечером. Что будет?
Ничего страшного. Сдайте утром — всё, что было со вчерашней сдачи, войдёт в эту. Директор увидит в отчёте за день «За день касса не сдавалась».
Нужно ли каждый вечер печатать Z-отчёт?
Не обязательно: галочка Z стоит в окне сдачи по умолчанию, но если её снять, смена в кассе закроется сама утром перед первым чеком. Многим спокойнее с бумажным Z — поэтому галочка и стоит.
Квитанция осталась без чека, а пациент ушёл. Можно сдавать кассу?
Можно. Квитанции без чека сдачу не держат — директор увидит их в отчёте и решит, что с ними делать.
Unodenta Cloud — облачная CRM для стоматологии
Работает в браузере, ставить ничего не нужно. Цена и подключение — на сайте Cloud.