Касса: как подключить и настроить

Это статья для директора: что нужно, чтобы касса начала пробивать чеки, и какие решения за вами.

Касса в Unodenta Cloud работает через программу ККМ Сервер. Она стоит на компьютере, к которому подключена касса, и именно через неё браузер печатает чек. Сам Cloud к кассе не обращается.

Настройка живёт в «Настройки» → «Касса». Всё, что нужно, собрано на одном экране: кассы, этот компьютер, кто пробивает чеки, закрытие смены, привязанные компьютеры.

Что нужно для кассы

1. Касса, зарегистрированная в налоговой и подключённая к компьютеру. Cloud её не регистрирует: номер кассы, фискальный накопитель, ИНН организации и систему налогообложения касса сообщает сама. Директору вводить эти данные не нужно.
2. ККМ Сервер на компьютере с кассой. Это отдельная программа; её установка и запуск — вне Cloud. Адрес программы в Cloud вводить не нужно: она всегда находится на том же компьютере, с которого открыт Cloud.
3. Номер устройства в ККМ Сервере. Откройте ККМ Сервер на компьютере с кассой: «Устройство #1» — это номер 1. Этот номер вы укажете у кассы в Cloud.
4. Компьютер кассира, привязанный к кассе. Без привязки чек не пробьётся — об этом ниже.
5. Сотрудники, которым разрешено пробивать чеки, и их ИНН — 12 цифр, заполняются в «Кадрах».

Как подключить кассу

1. Откройте «Настройки» → «Касса».
2. Нажмите «+ Касса».
3. Заполните «Название — как её называют в клинике». Например, «Ресепшн».
4. Если филиалов несколько, выберите «Филиал».
5. В поле «Номер устройства в ККМ Сервере» оставьте 1 или впишите свой номер. Подсказка под полем: «Откройте ККМ Сервер (http://localhost:5893) на компьютере с кассой: «Устройство #1» — это номер 1.»
6. Нажмите «Сохранить».

Касса появилась в списке. Теперь её нужно проверить.

1. Нажмите у строки кассы «Проверить связь». Делать это нужно с компьютера, где запущен ККМ Сервер.
2. Если всё в порядке, внизу экрана появится сообщение «Касса на связи», а в строке — «✓ на связи» и сведения от кассы: состояние смены, «ФН до …», система налогообложения, название организации и её ИНН.
3. Если касса ответила ошибкой, в строке будет «✗ …» с текстом ошибки и временем проверки.
4. Если ККМ Сервер не отвечает, появится подсказка: «С этого компьютера ККМ Сервер не отвечает. Проверяйте на компьютере, где он установлен (обычно ресепшн), и убедитесь, что ККМ Сервер запущен.»

Номер устройства может совпадать у разных филиалов: у каждого компьютера свой ККМ Сервер, и «Устройство #1» есть на каждом. Это нормально.

Если позже поменять номер устройства или филиал, прошлая проверка связи сбросится — подсказка в форме об этом предупреждает. Проверьте связь заново.

Изменить кассу можно нажатием на строку или через «⋯» → «Изменить». Удаление — там же: «Удалить» → окно «Удалить кассу?» → «Привязанные к ней компьютеры отвяжутся.»

Как привязать компьютер кассира

Чек пробивается только с того компьютера, который привязан к кассе. Привязка делается один раз — на самом компьютере.

1. Сядьте за компьютер кассира и откройте «Настройки» → «Касса».
2. Найдите раздел «Этот компьютер».
3. В поле «Как называть компьютер» впишите понятное имя, например «Ресепшн-1».
4. Если касс несколько, выберите нужную в поле «Касса».
5. Нажмите «Привязать».

Внизу экрана появится сообщение «Компьютер привязан», а в разделе — имя компьютера в кавычках и строка «→ название кассы · филиал · устройство № N», рядом кнопки «Перепривязать» и «Отвязать».

Привязка помнится на этом компьютере и не сбрасывается при выходе из системы — подсказка на экране так и говорит.

Все привязанные компьютеры клиники видны директору в разделе «Привязанные компьютеры». Там указано, кто и когда привязал компьютер и когда он последний раз выходил на связь. Отвязать можно через «⋯» → «Отвязать». Окно предупредит: «… больше не сможет пробивать чеки. Привязать заново можно только с самого этого компьютера.»

Если компьютер отвязали, на нём самом появится: «Этот компьютер отвязали от кассы — привяжите заново, если он остаётся кассовым.»

Касса на соседнем компьютере

Бывает, что касса стоит на одном компьютере, а кассир работает за другим. Это поддерживается.

Как это устроено: ККМ Сервер ставится на оба компьютера. На компьютере кассира в настройках ККМ Сервера указывается адрес компьютера, к которому физически подключена касса. Дальше компьютер кассира сам передаёт команды кассе по сети.

Для Cloud больше ничего настраивать не нужно. Браузер всегда обращается к ККМ Серверу на своём компьютере, поэтому в Cloud нет поля «адрес ККМ Сервера». Привязка компьютера и «Проверить связь» делаются на компьютере кассира — так же, как обычно.

Кто пробивает чек: кассир и ИНН

В чек идут ФИО и ИНН того, кто пробивает. ИНН сотрудника заполняется в «Кадрах».

Раздел «Кто пробивает чеки» начинается со списка ролей: «Роли, которым доступна касса». Отметьте роли, которым можно пробивать чеки. Это то же право, что в «Ролях» («Работа с кассой: чеки, внесение и выплата, смена»), — менять можно и там, и здесь. Роль директора отмечена всегда: при наведении подсказка «Директор работает с кассой всегда».

Ниже — решение про ИНН. Два варианта:

• «Строго» — «Без ИНН в «Кадрах» пробить чек нельзя — сотрудник увидит, почему.»
• «Не строго» — «Если у сотрудника ИНН нет, в чек идёт кассир по умолчанию.»

Для «Не строго» заполняется «Кассир по умолчанию»: «ФИО» и «ИНН (12 цифр)», кнопка «Сохранить». Оба поля пойдут в чек, поэтому нужны оба. ИНН проверяется: программа скажет, если цифр не 12 или если контрольная сумма не сошлась.

Там же галочка «Всегда ставить в чек кассира по умолчанию, кто бы ни пробивал».

Под разделом видно, у скольких сотрудников заполнен ИНН: «ИНН заполнен у X из Y», а если у кого-то нет — перечислены имена, в том числе пометка «(нет карточки в «Кадрах»)». Ссылка «Кадры →» ведёт в справочник сотрудников.

Как включить кассу и что мешает включить

Сверху экрана — честный итог: «Касса включена», «Касса выключена» или «Касса включена, но чек не пробьётся».

Пока условия не выполнены, кнопка «Включить» не работает, а рядом виден список с галочками и крестиками:

• «Добавить кассу и указать её номер в ККМ Сервере»;
• «Проверить связь с кассой — с компьютера, где стоит ККМ Сервер»;
• «Указать кассира по умолчанию — ФИО и ИНН» — если выбран вариант «Не строго» или включена галочка «Всегда ставить в чек кассира по умолчанию»;
• «Заполнить ИНН хотя бы одному кассиру в «Кадрах»» — если выбран вариант «Строго».

Когда всё готово, нажмите «Включить». Появится «Касса включена» и подпись «Кассиры могут пробивать чеки с привязанных компьютеров.» Отключить кассу можно кнопкой «Выключить».

Бывает, что касса включена, а условия потом сломались — например, стёрли ИНН в «Кадрах». Тогда экран покажет красное «Касса включена, но чек не пробьётся» и тот же список: что именно чинить.

Остаток в кассе и поправки директора

Остаток в ящике не хранится одним числом. Он собирается из цепочки: начальный остаток, затем сдачи кассы (каждая следующая считает от факта прошлой), затем ваши поправки. Поэтому прошлые сдачи не переписываются задним числом.

Начальный остаток. Пока он не задан, программа считает от нуля. На экране «Касса» директор видит кнопку «Начальный остаток». Окно объясняет: «Сколько наличных в ящике сейчас — от этой суммы пойдёт расчёт кассы.» Впишите сумму и причину (она уже заполнена словами «Начальный остаток») и нажмите «Сохранить».

Поправка. Если остаток нужно изменить позже, на экране «Касса» есть кнопка «Исправить остаток». Окно скажет: «Сейчас на начало … Прошлые сдачи не меняются — исправление ляжет отдельной записью с причиной.» Выберите «Добавить» или «Убрать», впишите сумму и «Причину» — например, «пересчитали утром, нашли 500». Нажмите «Сохранить».

Сдача кассы. Кассир сдаёт кассу когда угодно и сколько угодно раз: вписывает «Сдачу наличных сейчас» (ноль — тоже) и отвечает «Сходится» или «Не сходится». Если не сходится — вписывает, сколько в ящике на самом деле, и почему; пояснение обязательно. Квитанции без чека сдачу не блокируют. Каждая сдача сразу приходит вам уведомлением «Касса сдана»: все записи с примечаниями, «В ящике осталось: … — сходится» или «Не сходится: в ящике … — недостача …» / «излишек …», номер смены Z-отчёта и сколько квитанций без чека. История — в «Сдачах кассы» на экране «Касса».

Наличные мимо чеков — это внутренний учёт наличных, а не кассовые чеки. Кассир делает такие записи сразу по факту — значком кассы в шапке или на экране «Касса», примечание обязательно (подробно — статья «Записи кассы: приход, расход, сдача наличных»):

• «Сдача наличных» — деньги из ящика отдали в сейф или директору. Это не расход. Если наличные забрали, а запись не сделали, расчёт ящика будет завышен.
• «Внутренний расход (нал)» — из ящика потратили на нужды клиники: вода, бумага, канцелярия.
• «Внутренний приход (нал)» — в ящик положили деньги не по чеку: размен, недостающее для возврата.

В ящике должно быть: факт прошлой сдачи + наличные по чекам + внутренний приход − внутренний расход − сдача наличных. Как всё это складывается в рабочий день — статья «Как проходит день кассы».

Обнуление наличных в самой кассе (настройка ККМ Сервера)

Не путайте со «Сдачей наличных» в Cloud. В ККМ Сервере есть настройка, которая там называется «инкассация при закрытии смены». Если она включена, после Z-отчёта касса сама считает свои наличные нулём. Деньги при этом никуда не уходят и лежат в ящике — меняется только счётчик внутри кассы.

Что из этого следует:

• Утром касса может отказаться вернуть наличные — ей «не хватает наличности». Cloud обходит это сам: перед чеком возврата он докладывает в кассу нужную сумму, и в строке чека видно «касса: внесение … ₽ перед возвратом». В расчёт ящика это внесение не входит: из ящика ничего не пришло и не ушло.
• В учёте Cloud деньги остаются на начале следующей смены — они физически в ящике, пока их не заберут. Забрали — запишите «Сдачу наличных».
• Если возврат наличными больше, чем по расчёту в ящике, Cloud предупредит кассира: принести недостающее и записать «Внутренний приход (нал)».
• Cloud ждёт, что после Z-отчёта касса покажет ноль наличных. Если касса ноль не показала, вам придёт уведомление «Касса требует внимания». Обычно это значит, что эта настройка в ККМ Сервере выключена.

Что директору приходит в уведомлениях о кассе

Есть три события. Все настраиваются на экране «Настройки» → «Уведомления»: у события есть «Включено», «Каналы» и «Кому». Колокольчик в CRM есть всегда, Telegram и почту включаете вы.

«Касса сдана». Приходит сразу при каждой сдаче кассы, по каждой кассе отдельно. В почту — полный отчёт со списком чеков, в Telegram и колокольчик — коротко. По умолчанию включены колокольчик, Telegram, пуши и почта.

Заголовок: «💰 Касса сдана — название кассы». В коротком сообщении: кассир, на начало, сколько чеков, наличные и безнал, все записи (приход, расход, сдача наличных) с примечаниями, «Должно остаться: …», «сходится» или «не сходится» и почему, номер смены Z-отчёта, сколько квитанций без чека. В письме — то же и таблица чеков смены: время, номер чека, пациент, наличные, безнал. Ссылка ведёт на экран «Касса».

В настройках события есть галочка «Выручка этой кассы с начала месяца (нал + безнал = сумма)»: если включить, в сообщение добавится строка «С начала месяца: нал … + безнал … = …».

Получают его те, кому выдано право «Отчёты по закрытым сменам кассы». На экране «Уведомления» видно, кто получит, а кто нет — «Не получат — нет права …». Право выдаётся в «Ролях и сотрудниках».

«Касса за день». Утром — отчёт за прошедший рабочий день по филиалу. Заголовок: «📊 Касса за 13 ноября — название филиала». В нём: выручка (нал и безнал, сколько чеков), по каждой кассе — возвраты, записи с примечаниями, все сдачи (время, кто, сходится или недостача и почему, номер Z), «За день касса не сдавалась», если так, и что осталось после последней сдачи; в конце — квитанции без чека за день. Если за день по филиалу ничего не было, отчёт не приходит. По умолчанию — колокольчик, Telegram и почта. Получают те, у кого право «Отчёты по закрытым сменам кассы».

Когда приходит — решаете вы, в «Настройки» → «Касса» → «Рабочий день и утренний отчёт»:

• «Граница рабочего дня» (по умолчанию 00:00 — календарный день). Нужна, если клиника работает после полуночи. Пример прямо под полем: при 22:00 чек 13 ноября в 22:30 попадёт в отчёт за 14 ноября, при 04:00 чек 14 ноября в 01:30 — в отчёт за 13 ноября. По этой же границе программа сама закрывает вчерашнюю смену в кассе перед первым чеком.
• «Время утреннего отчёта» (по умолчанию 08:00, можно с 06:00 до 22:00 — не ночью). Отчёт за день приходит в ближайшее такое время после конца рабочего дня, по часам филиала.

«Касса требует внимания». Описание: «Уходят часы кассы или касса не обнулила наличные при закрытии смены.» По умолчанию — колокольчик, Telegram и пуши, без почты. Заголовок: «⚠️ Касса — название кассы», ссылка ведёт в «Настройки» → «Касса». Получают те, у кого есть право «Настройка кассы».

Порог для часов — тоже ваше решение. В настройках кассы есть строка «Предупреждать, если часы кассы ушли больше чем на [N] мин», допустимо от 1 до 60. Если часы ушли сильнее порога, приходит «Касса требует внимания» — но не чаще раза в 12 часов на кассу.

Частые вопросы

Где в Cloud указать адрес ККМ Сервера?

Нигде — он не нужен. Браузер всегда обращается к ККМ Серверу на своём же компьютере. Если касса стоит на соседнем компьютере, адрес указывается в настройках самого ККМ Сервера на компьютере кассира — см. «Касса на соседнем компьютере».

Где ввести номер кассы, ФН, ИНН организации и систему налогообложения?

Вводить их не нужно: касса сообщает это сама. Сведения появляются в строке кассы после «Проверить связь», срок фискального накопителя — как «ФН до …».

Программа предупредит, что фискальный накопитель скоро закончится?

Пока нет. Дату «ФН до …» видно в строке кассы после проверки связи — поглядывайте на неё сами.

Как узнать, включена ли в ККМ Сервере «инкассация при закрытии смены»?

В Cloud эта настройка не видна — она есть только в ККМ Сервере. Подсказка — уведомление «Касса требует внимания» после Z-отчёта: если касса не обнулила наличные, настройка, скорее всего, выключена. Это настройка самой кассы, к «Сдаче наличных» в Cloud она отношения не имеет.

Где увидеть номер смены кассы?

Номер смены кассы стоит в уведомлении «Касса сдана» и в отчёте «Касса за день» — «Z-отчёт: смена № …», если при сдаче делали Z. На экране «Касса» сдачи различаются по времени в «Сдачах кассы».